Tutoriel EndNote

Partager la base de données en ligne ou travailler en équipe sur une version locale de la base de données

Partager avec EndNote Online

EndNote Online est une version en ligne d'EndNote qui offre des fonctionnalités similaires à la version locale, en plus d'offrir la possibilité de partager des références entre utilisateurs EndNote Online. L'accès à cette ressource est gratuite tant que vous êtes membre de la communauté UdeM ayant accès au Proxy.

Voici les guides à consulter pour en savoir plus sur EndNote Online et ses fonctions de partage :

Partager avec la fonction Share

Depuis la version X8 d'EndNote, la fonction "Share" permet de partager une base avec un maximum de 100 personnes.

  • Elle se trouve dans l'interface locale d'EndNote sous File > Share de même que dans l'interface principale, avec le bouton Share Library.
  • Elle permet de partager une bibliothèque au complet, plutôt que groupe par groupe.
  • L'espace de stockage en partage est illimité.
  • C'est une fonction distincte d'EndNote Online. Cependant, tous les utilisateurs doivent posséder un compte et l'avoir configuré dans l'interface locale d'EndNote (dans les Preferences).
  • La fonction "Activity Feed" et la fenêtre de rapport qui lui est associé (en cliquant la flèche sur le côté du bouton) sont une nouveauté de la version EndNote X8. Elles permettent à plusieurs collaborateurs d'être au courant des modifications de chacun sur la bibliothèque partagée en rapportant le nom, la date et la nature de la modification.
  • IMPORTANT: la fonction de modification simultanée de références n'a pas été testée.

Attention: Lorsque plusieurs personnes éditent une même base de données, il est suggéré de s'assurer que tous les membres connaissent bien les fonctionnalités de EndNote/EndNote Online et de Share(ex.: Offrir une formation au besoin, nommer un gestionnaire du groupe qui pourra répondre aux questions, etc.). De plus, il peut être utile de s'entendre sur des normes d'édition (ex.: s'assurer que l'URL du document est présent, limiter le nombre de mots-clés, règles sur les notes, etc.) et de classement (ex.: s'assurer de classer les bons documents dans les bons dossiers/sous-dossiers) afin de garder une certaine uniformité. Le gestionnaire de la base de données peut alors avoir la tâche de vérifier les références intégrées par les membres du groupe. Il s'occupera aussi de faire des sauvegardes régulières. Ces sauvegardes devront ensuite être archivées sur son propre serveur ou à l'aide d'un service Web de dépôt de documents. S'assurer alors que les identifiants soient accessibles à un autre membre du groupe pour assurer la pérennité de la base de données.

Travailler en équipe sur une version locale de la base de données

Installation et configuration

  • Installer EndNote sur un poste de travail dont un dossier pourra être partagé, puis s'assurer qu'il s'agit de la version courante du logiciel
  • Créer un dossier EndNote
  • Partager en écriture le dossier avec les personnes qui devront y accéder.
  • Créer un sous-dossier Archives dans le même dossier du disque dur que la base de données EndNote.

Ouverture et sauvegarde de la base

  • Toujours ouvrir la base de données EndNote par exemple « ResREF.enl», à partir du dossier EndNote créé précédemment, puis sauvegarder immédiatement en format comprimé une copie de la base de données :
    • Cliquer sur le menu File, Compressed Library (.enlx)
    • Cliquer sur le bouton Next de la fenêtre surgissante. Il n’est pas nécessaire de modifier les options sur cette fenêtre.
    • Enregistrer le document dans le dossier « Archives » en incluant à la fin du nom du fichier la date du jour, selon le modèle « ResREFAAAAMMJJ.enlx ». Si on travaille intensivement dans la base EndNote, on peut faire des copies multiples la même journée en ajoutant simplement une lettre après la date, par exemple: ResREFAAAAMMJJb.enlx
  • Copier aussi ce fichier comprimé sur un serveur externe pour la sauvegarde.

Attention:

Les stratégies de sauvegarde sur des serveurs externes (Dropbox, Google Drive, etc.) sont à proscrire avec l’utilisation en temps réel d’une base de données EndNote. Des cas de corruptions ont été observés lors de l’utilisation en temps réel dans un dossier sauvegardé sur un serveur externe. Il est donc conseillé d’utiliser les serveurs externes uniquement pour l’archivage des données en format comprimé.

Nous suggèrons de nommer un membre de l'équipe qui

  • vérifiera à l'occasion que les usagers font bel et bien des sauvegardes dans le dossier Archives et aussi sur un serveur externe.
  • fera aussi à l’occasion (1 fois par semaine?) des copies de sauvegardes sur son propre ordinateur, autre que celui où est placé et partagé la base de données EndNote et le dossier Archives.