Tutoriel Zotero

Partager/diffuser des références

Groupes partagés

Les groupes sont des espaces de documents pour permettre l'accès multiple (plusieurs personnes, plusieurs endroits). Leur localisation et leur gestion se font sur le serveur de Zotero. Il faut donc posséder un compte sur Zotero en ligne.

Les groupes permettent :

  • la collaboration,
  • de rendre visible une collection sur le Web,
  • de donner différents modes d'actions (édition, lecture) sur une collection à différentes personnes (en leur donnant des rôles - membre, administrateur),
  • de synchroniser une collection entre différents collaborateurs,
  • d'attacher des documents (en respectant le droit d'auteur).

Les difficultés liées à la gestion des groupes proviennent majoritairement de la configuration des paramètres du groupe, du processus de travail et des autorisations d'action données aux collaborateurs. Il faut aussi définir les règles de synchronisation et de sauvegarde.

La personne qui crée le groupe en devient le propriétaire et doit donc posséder une version locale de Zotero. De plus, l'espace utilisé par ce groupe sera pris dans le compte du propriétaire (limite de 300 Mo).

Définir le processus de travail revient à définir chaque étape, le fonctionnement général du groupe, le rôle et les tâches de chacun (sauvegarde, création du groupe, gestion du groupe, édition des mots-clés, édition des références, ajout des documents ou URL, sélection des références à conserver...). Cela peut aussi vouloir dire créer plusieurs groupes selon les étapes du processus de travail ou différentes thématiques.

Partager vos références dans des groupes de travail en ligne

  1. Créer votre groupe en choisissant parmi les types de groupes suivants (voir cette procédure):
    • Groupe public à participation ouverte
    • Groupe public à participation restreinte
    • Groupe privé
  2. Pour paramétrer votre groupe :
    1. Aller dans votre compte sur le site de Zotero.
    2. Cliquer sur l'onglet Groups > Manage Group (sous le nom du groupe désiré) :
      1. l'onglet Group permet de modifier le type de groupe (public, privé)
      2. l'onglet Members permet d'inviter des gens à devenir membres et à modifier les rôles (administrateur, membre)
      3. l'onglet Library permet de déterminer qui peut lire et éditer les références

Éditer les références d'un groupe de partage

  • Avant toute modification, effectuer une synchronisation pour obtenir les références qui pourraient avoir été modifiées par vos collègues : cliquer sur la flèche ronde et verte, en haut à droite de votre plug-in Zotero. Sachez qu'il est possible de configurer Zotero pour automatiser la synchronisation : Options Zotero > Preferences... > Sync.
  • Ajouter une référence : glisser/déposer une référence de vos collections personnelles vers l'un de vos groupes partagés. Pour plus de détails, consultez cette section du site Zotero.
  • Supprimer une référence : sélectionner le groupe partagé dans la section de gauche et sélectionner ensuite la référence à supprimer dans la partie centrale. Cliquer sur le bouton Supprimer de votre clavier.
  • Modifier une référence : sélectionner la référence à modifier et procéder aux modifications dans la section de droite.
  • Une fois vos modifications/ajouts/suppressions effectués, il est important de synchroniser à nouveau votre groupe pour placer vos références modifiées sur le serveur de Zotero.
  • Pour être informé des modifications apportées au groupe, vous pouvez vous abonner au fil RSS en consultant le site du groupe sur Zotero.

Attention: Lorsque plusieurs personnes éditent une même base de données, il est suggéré de s'assurer que tous les membres connaissent bien les fonctionnalités de Zotero (ex.: Offrir une formation au besoin, nommer un gestionnaire du groupe qui pourra répondre aux questions, etc.). De plus, il peut être utile de s'entendre sur des normes d'édition (ex.: s'assurer que l'URL du document est présent, limiter le nombre de mots-clés, règles sur les notes, etc.) et de classement (ex.: s'assurer de classer les bons documents dans les bons dossiers/sous-dossiers) afin de garder une certaine uniformité. Le gestionnaire de la base de données peut alors avoir la tâche de vérifier les références intégrées par les membres du groupe.

Diffuser un groupe en accès public

  • Pour diffuser un groupe en accès public, il s'agit d'utiliser l'URL du groupe sur le site de Zotero ayant la forme suivante : http://www.zotero.org/groups/nom-du-groupe

Se désabonner d'un groupe

  • Pour se désabonner d'un groupe, dans Zotero, double-cliquer sur le nom du groupe auxquel vous êtes abonné. Cela conduit à la page web de ce groupe. Cliquer sur Leave this group.

Créer ou modifier des références à partir du site Web Zotero

  1. Connectez-vous avec votre compte sur le site web Zotero.
  2. Choisissez votre bibliothèque (le groupe partagé) dans lequel vous voulez travailler.
  3. Ajoutez une référence en cliquant sur l'icône verte « Create Item »
    ou modifier une référence existante en cliquant sur son titre
  4. Vous pouvez alors :
    • Ajouter ou supprimer la référence d'une collection.
    • Modifier ou ajouter des informations avec l'icône « Edit ».
    • Supprimer une référence en la plaçant dans la corbeille (ou la récupérer de la corbeille).
    • Exporter («Export») la référence dans un format de logiciel bibliographique (RIS, BibTex,...).
    • Citer («Cite») la référence selon un style choisi.
    • Ajouter une pièce jointe («Upload Attachment»).
    • Vous abonner au fil RSS des modifications de cette bibliothèque, ce groupe ou cette collection.
    • Chercher des références par auteurs ou par titres (case de recherche « Search Library ») ou par descripteurs (en cherchant dans la case sous « Tags » on en cliquant sur les descripteurs proposés).
  5. Vous ne pouvez pas:
    • Ajouter des descripteurs («Tags»), des Notes et créer des liens connexes entre les documents.