Pour que le document soit accessible au lecteur et que ce dernier le trouve en consultant catalogues et bases de données, quelques opérations sont nécessaires au préalable. Bien comprendre ces opérations facilitera le repérage de la documentation.
Pour figurer dans un catalogue ou une base de données, les différentes sources d'information doivent être analysées et décrites par des professionnels dans des notices bibliographiques. La notice bibliographique décrit les différents éléments d'une source d'information : livre, article, document audiovisuel, site Internet, etc. L'information est inscrite dans des champs spécifiques : auteur, titre, éditeur, etc. L'information est ensuite groupée dans des index à l'intérieur d'un catalogue ou d'une base de données. C'est cette information qui va permettre au lecteur de trouver des documents.
