Le processus du dépôt final dans Papyrus

Déposer sur PapyrusSuite au dépôt du rapport définitif de votre jury, votre faculté ou département vous fera parvenir un courriel vous demandant d'effectuer le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire en format PDF dans Papyrus.

1) Vérifiez votre document avant le dépôt final dans Papyrus

Cette liste est aussi disponible en version PDF.

Contenu du fichier
Vérifié
Respect des normes et règles associées au dépôt

 

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  • La version déposée est complète et correspond à la version numérique finale de la thèse ou du mémoire, acceptée par le jury et CORRIGÉE ;
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  • Dans les cas de confidentialité ou d'embargo, je me suis informé des conditions et j'ai transmis à qui de droit les documents requis avant le dépôt.
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  • J'ai pris connaissance des informations sur le dépôt Papyrus et, si mon programme relève de Musique ou d'Histoire de l'art et études cinématographiques, des procédures et formulaires spécifiques à ces unités.
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  • La date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être la même que celle du dépôt initial (pas le dépôt dans Papyrus) sauf s'il y a eu des corrections majeures, auquel cas on doit inscrire la date du dépôt final.
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Format du fichier
Vérifié
Un seul PDF
  • La thèse ou le mémoire est composé d'un seul fichier PDF ;
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  • Les illustrations (images, schémas, graphiques et tableaux), équations, diagrammes et données statistiques ont été insérés dans la thèse ou le mémoire, soit dans le corps du texte, soit en annexe ;
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  • Les séquences audio et vidéos, les images de très haute résolution, scripts, codes informatiques, modèles 3D et fichiers exécutables n'ont pas été intégrés dans le document, mais plutôt sous forme de fichiers complémentaires.
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Polices de caractères encapsulées dans le PDF
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Bien nommer son fichier
  • Le fichier respecte la nomenclature Nom_Prenom_Annee_memoire.pdf ou Nom_Prenom_Annee_these.pdf ;
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  • Il n'y a pas d'accent dans le nom du fichier ;
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  • Les informations du titre sont séparées par une barre de soulignement (_) ;
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  • Après le nom, le prénom et l’année, indiquer la nature du document (memoire, these, recital, video, carte, etc.) ;
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Aucune protection
  • Le PDF ne doit pas être protégé (cryptage, mot de passe, restriction de l'impression) pour permettre l'indexation adéquate du document dans Papyrus.
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Respect de la vie privée  
  • Aucune information personnelle ne paraît dans le document mis à part celles paraissant sur la page titre ;
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  • Le document ne contient pas d'adresse, de numéros de téléphone, d'adresses courriel (à part les adresses courriel professionnelles ou institutionnelles), etc. ;
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  • Les signatures et renseignements personnels ont été masqués, avant ou après la sauvegarde en PDF.
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2) Inscrivez-vous dans Papyrus

  1. Inscrivez-vous sur le site de Papyrus : papyrus.bib.umontreal.ca, cliquez sur le lien « Nouvel utilisateur ? » dans le menu de gauche, puis entrez votre courriel ;
Nouvelle inscription Papyrus
  1. Vous recevrez un courrier électronique. Cliquez sur le lien inclus et complétez le profil d'inscription. Il est important d'inscrire votre matricule UdeM.
Fenêtre courriel : Inscription
Fenêtre Papyrus : Créer un profil

3) Déposez votre PDF dans Papyrus

  1. Sur la page d’accueil de Papyrus, cliquez sur « Ouvrir une session » dans le menu de gauche. Entrez votre courriel et votre mot de passe ;
Fenêtre Papyrus: Ouvrir une session
  1. Cliquez sur « Initier une nouvelle soumission » ;
Initier une nouvelle soumission
  1. Choisissez la collection de dépôt et cliquez « Suivant » au bas de la page ;
Attention!Choisir la bonne collection, soit « Thèses et mémoires » de l'unité académique dont relève votre programme (ex. : Thèses et mémoires - Faculté de l'aménagement), sans quoi cela pourrait entraîner des retards importants dans le traitement de votre dossier et l'octroi de votre grade.
Dépôt Papyrus - Choix de la collection - Thèses et mémoires
  1. Saisissez les informations demandées ;
  1. Licence de diffusion

    Lisez attentivement la Licence de diffusion. Elle accorde des droits non exclusifs de diffusion à l'Université de Montréal. Elle spécifie aussi que vous vous engagez à déposer la version complète, finale et sans altération (autre que le besoin de masquer des renseignements personnels) de votre thèse ou mémoire, telle qu'approuvée par votre jury. Vous devez cocher la case « J'accorde la licence » pour que votre dépôt puisse se poursuivre sans quoi le processus est interrompu.
Licence de diffusion
  1. Description du document

    Entrez ensuite les données relatives à votre document (titre, auteur, directeur de recherche, grade, période d'embargo, etc….).

    Comme les agences bibliographiques (ex. Bibliothèques et Archives Canada) et les portails d'information scientifique et technique le recommandent, utiliser, si possible, des mots de substitution pour les formules, symboles, caractères en exposant, ou tout autre caractère non alphabétique dans les champs titre/résumés/mots-clefs du formulaire de saisie. Ces directives ne s'appliquent pas à votre fichier PDF.

    Nouveau Papyrus vous permet maintenant de saisir votre identifiant ORCID. Ex. : 0000-0002-1825-0097. ORCID (Open Researcher and Contributor ID, soit « Identifiant ouvert pour chercheur et contributeur ») est un code alphanumérique non propriétaire, qui permet d'identifier de manière unique les chercheurs et auteurs de contributions académiques et scientifiques. Pour en savoir davantage sur ORCID ou vous créer un identifiant ORCID consultez leur site Web.

Rappel : la date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être la même que celle du dépôt initial, sauf s'il y a eu des corrections majeures, auquel cas, elle doit correspondre à la date du deuxième dépôt (voir au besoin le Guide de présentation de la Faculté des études supérieures et postdoctorales).

Fenêtre Papyrus : Métadonnées
conseils et astuceConseils de saisie
  • Navigation dans les écrans : vous pouvez revenir à une étape antérieure en cliquant sur les boutons de la barre de progression, au haut de l'écran. Les boutons en grisé vous indiquent des étapes non complétées.

Barre progression Papyrus

  • Possibilité de suspendre le processus : à tout moment vous pouvez suspendre le processus en cliquant, au bas de la page sur « Sauvegarder et quitter », puis sur « Enregistrez-la, je vais la terminer plus tard » afin de sauvegarder les informations déjà entrées. Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste de soumissions interrompues dans la page « Mon compte > Soumissions ».

Bouton annuler/enregistrer

  1. Une fois toutes vos informations saisies vous devez téléverser le fichier PDF de votre mémoire ou thèse. Assurez-vous d'avoir bien constitué votre fichier PDF en suivant la liste de vérification au point 1 ci-dessus, notamment l'encapsulation des caractères et le nom du fichier. C'est aussi à cette étape que vous pouvez téléverser des fichiers complémentaires (son, vidéo, etc.) pourvu qu'ils aient été présentés à votre jury ;
Vérification des éléments de la soumission
  1. Vérifiez l'ensemble des données entrées, puis cliquez sur « Finaliser la soumission » pour terminer le processus de soumission. Le message « Soumission finalisée... » s’affichera à l’écran vous confirmant que votre soumission a bien été complétée. Prenez une grande respiration. ^_^
Vérification des éléments de la soumission
Confirmation de l'envoi de la soumission

4) Soyez Zen et attendez la fin du processus

Que se passe-t-il ensuite ? Le processus de validation en tant que tel ne prend généralement que quelques jours:

  1. Les bibliothèques vérifient d’abord si les exigences techniques ont été respectées ;
  2. Le ou la technicien(ne) en gestion de dossiers étudiants (TGDE) de votre département fait les vérifications académiques d’usage ;
  3. Si un problème est identifié à l’une ou l’autre de ces étapes, vous serez averti, sinon le processus suivra son cours et vous ne recevrez pas de courriel.
Attention! Vous avez déjà un dépôt Papyrus en cours ? NE FAITES PAS DE NOUVELLE SOUMISSION POUR LE MÊME DOCUMENT. Elle sera refusée.

Si vous êtes curieux, vous pouvez suivre le processus de validation en consultant la section « Soumissions en cours de révision » dans page la « Mon compte > Soumissions » dans Papyrus. Communiquez avec votre TGDE si vous désirez confirmer que votre soumission est conforme et que le processus d’octroi du grade est bien enclenché.

Une fois le grade octroyé, votre mémoire ou votre thèse sera diffusé(e). Le processus de diffusion prend de 6 à 9 mois.

Soumission en cours de vérification

5) Période d'embargo et de confidentialité

Avant le processus de dépôt, si votre unité (département, faculté, école) vous accorde la permission, il est possible de retarder la diffusion de votre thèse ou de votre mémoire pendant un certain temps. Une thèse est sous embargo lorsque le document n'est pas disponible sur Papyrus mais que les informations à son sujet le sont. Cela implique donc que le document peut être repérable via le moteur de recherche, contrairement à une thèse ou un mémoire confidentiel. Une thèse est confidentielle lorsque ni le document ni les informations bibliographiques à son sujet (auteur, sujet, etc.) ne sont disponibles sur Papyrus.

Attention! Confidentialité et embargo sont mutuellement exclusifs et ne peuvent être combinés.

Embargo

Il est possible que vous ayez besoin de retarder la parution de votre thèse ou mémoire dans Papyrus. Par exemple, lorsque la revue dans laquelle vous désirez publier vos articles (thèse ou mémoire par articles) refuse de publier un contenu qui a déjà été diffusé électroniquement. L'Université de Montréal offre l'option de retarder la diffusion d'une thèse ou d'un mémoire de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans. Vous devez faire la demande avant l'étape du dépôt dans Papyrus. Le délai de diffusion, une fois activé, ne peut être modifié, raccourci ou retiré et n'est pas renouvelable au terme de l'échéance.

Comment faire la demande d'embargo :

  1. Complétez le formulaire Délai de diffusion (embargo) d'un mémoire ou d'une thèse ;
  2. Déposez cette autorisation auprès de la TGDE de votre unité ;
  3. Lors du dépôt dans Papyrus, sélectionnez l'option appropriée (6 mois, 1, 2 ou 5 ans) dans le champ « Embargo » du formulaire ;
Attention! Si vous n'avez pas déposé l'autorisation signée de votre directeur de recherche à votre unité, votre demande sera refusée.
  1. Vous recevrez comme les autres étudiants un courriel vous informant de la diffusion des informations de votre document dans Papyrus (6 à 9 mois après le dépôt). Dans votre cas, cependant, le document lui-même ne sera pas accessible immédiatement, seulement à la fin du délai prévu.

Confidentialité

Si vous avez la permission de votre faculté d'effectuer le dépôt de votre mémoire ou de votre thèse avec une période de confidentialité tel que prévu dans le Guide de présentation des mémoires et des thèses de la FESP, vous êtes dispensés du dépôt dans Papyrus. Pour obtenir cette permission, vous devez compléter et remettre à votre unité le formulaire Confidentialité d'un mémoire ou d'une thèse.

Il vous faudra tout de même créer un fichier PDF unique et remplir le formulaire Métadonnées et licence de diffusion de votre soumission. Ces deux fichiers doivent être déposés sur un CD ou DVD à votre département (TGDE). Vous devez également remettre une version imprimée du formulaire Métadonnées et licence de diffusion avec votre CD/DVD.

Votre thèse ou mémoire sera ainsi conservé à la Division de la gestion de documents et des archives pendant la période de confidentialité enregistrée. Une fois la période de confidentialité terminée, votre document sera ajouté dans Papyrus par l'équipe des bibliothèques de l'UdeM avec les autres thèses et mémoires électroniques.

 

Vous pouvez dès maintenant vous informer sur la diffusion de votre thèse ou mémoire et sur les possibilités de publication.