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Comment effectuer son dépôt final?

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Suite au dépôt du rapport définitif de votre jury, votre faculté ou département vous fera parvenir un courriel vous demandant d'effectuer le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire en format PDF dans Papyrus.

Important: le processus d'octroi du grade n'est complété que lorsque le dépôt final de la thèse ou du mémoire a été fait.

Note: Ce site ne traite que des exigences propres au dépôt des thèses et mémoires; Pour les unités académiques qui exigent également le dépôt des rapports de recherche et autres travaux de cycles supérieurs, voir avec les responsables de votre unité quelles sont les modalités de dépôt (qui effectue le dépôt, quel est le format exigé, etc.).

Vérifications à faire avant de déposer

Votre thèse ou votre mémoire doit impérativement répondre aux exigences du Guide de présentation et d'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP) notamment :

sa structure (Tableau 1 et pages suivantes);
sa mise en page(Annexes II à V du guide).

De plus, vous vous engagez à déposer la forme numérique de la version finale acceptée suite aux corrections, le cas échéant.

Enfin, du point de vue technique, votre fichier doit respecter tous les critères énumérés dans la section Format des fichiers.

Comment déposer sa thèse ou son mémoire

Inscription initiale dans Papyrus

Vous devez obligatoirement vous inscrire pour pouvoir faire un dépôt:

Vous rendre sur le site de Papyrus (www.bib.umontreal.ca/Papyrus)
Cliquer sur le lien « Nouvel utilisateur? » dans le menu de gauche. Inscrire votre courriel.

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Vous recevrez un courrier électronique. Cliquez sur le lien qui y est inscrit et compléter le formulaire d'inscription. Il est important d'inscrire votre code permanent, ceci assure un meilleur suivi des dossiers de soumission.

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Dépôt d’un document dans Papyrus

Vous êtes maintenant prêt à faire le dépôt de votre mémoire ou thèse.

Sur la page d’accueil de Papyrus, cliquez sur « Espace personnel » dans le menu de gauche. Entrez votre courriel et votre mot de passe.

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Cliquez sur « Initier une nouvelle soumission ».

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Choisir la collection de dépôt puis faites « Suivant > » au bas de la page.

Prenez bien soin de choisir la bonne collection, soit « Thèses et mémoires » de l'unité académique dont relève votre programme (ex. : Thèses et mémoires - Faculté de l'aménagement), sans quoi ceci pourrait entraîner des retards importants dans le traitement de votre dossier, et par conséquent dans l’octroi de votre grade.

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Saisir les informations demandées
Conseils d'utilisation lors de la saisie:
- Navigation dans les écrans: Vous pouvez revenir sur une étape antérieure en cliquant sur les boutons de la barre de progression, au haut de l'écran. Les boutons en grisé vous indiquent des étapes non encore complétées.
- Possibilité de suspendre le processus: À tout moment vous pouvez suspendre le processus en cliquant, au bas de la page « Suivant > » (de façon à enregistrer les informations de la page active), puis sur « Annuler/Enregistrer » => « Sauvegarder les informations déjà entrées ». Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste de soumissions interrompues dans votre Espace personnel.
1. Licence de diffusion: Lisez attentivement la Licence de diffusion. Elle accorde des droits non exclusifs de diffusion à l'Université de Montréal. Elle spécifie aussi que vous vous engagez à déposer la version finale de votre thèse ou mémoire, telle qu'approuvée par votre jury. Vous devez cliquer sur « J'accorde la licence » pour que votre dépôt puisse se poursuivre sans quoi le processus est interrompu.
2. Description du document: Entrez ensuite les données relatives à votre document (période d'embargo, titre, auteur, directeur de recherche, grade, etc….).
  
  À l'instar des directives formulées par les agences bibliographiques (ex. Bibliothèques et Archives Canada) et portails d'information scientifique et technique, nous vous recommandons, si possible, d'utiliser des mots de substitution pour les formules, symboles, caractères en exposant, ou tout autre caractère non-alphabétique dans les champs titre/résumés/mots-clefs du formulaire de saisie. Ces directives ne s'appliquent pas à votre fichier PDF
3. Télécharger le fichier: Une fois toutes vos informations saisies vous devez télécharger le fichier PDF de votre mémoire ou votre thèse. Attention: vous devez obligatoirement avoir encapsulé les polices de caractères dans votre fichier PDF sinon votre dépôt sera refusé. Le nom de votre fichier doit aussi respecter la nomenclature prescrite.
4. Vérifications: Enfin, vérifiez l'ensemble de données entrées; corrigez au besoin.
5. Envoi: Cliquez sur « Suivant » pour finaliser votre soumission. Le message "Soumission complétée" s’affichera à l’écran vous confirmant que votre soumission a bien été complétée.
  
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  Lorsque votre soumission est complétée, vous pouvez revenir à votre espace personnel dans Papyrus; vous verrez alors que vous avez une soumission en attente de publication.
  
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Suivi du processus

Que se passe-t-il ensuite? Le processus de validation qui suit ne prend généralement que quelques jours: d’abord les bibliothèques vérifient si les exigences techniques (encapsulage des polices de caractères, etc.) ont été respectées suite à quoi le(la) technicien(ne) en gestion de dossiers étudiants (TGDE) de votre département fait les vérifications académiques d’usage. Si un problème est identifié à l’une ou l’autre de ces étapes vous serez averti, sinon le processus suivra son cours et vous ne recevrez pas de courriel. N’hésitez pas à communiquer avec votre TGDE si vous désirez avoir une confirmation que votre soumission est conforme et que le processus d’octroi du grade, qui prend généralement de 3 à 4 mois, est bien enclenché.

Pour plus d'information sur la diffusion des thèses et mémoires électroniques, consultez la section Diffusion.

Dépôt final avec période de confidentialité

Si vous avez la permission de votre faculté d'effectuer le dépôt de votre mémoire ou de votre thèse avec une période de confidentialité tel que prévu dans le Guide de présentation de la FESP, vous êtes dispensés du dépôt final dans Papyrus. Pour obtenir cette permission, vous devez compléter et remettre à votre unité le formulaire Confidentialité d'un mémoire ou d'une thèse.

Cependant, vous devez toujours créer un fichier PDF unique pour votre thèse ou votre mémoire et remplir le formulaire descriptif de votre soumission. Ces deux fichiers doivent être déposés sur un CD à votre département.

N'oubliez pas de remettre une version imprimée du formulaire Métadonnées et licence de diffusion ainsi que le formulaire de Bibliothèque et Archives Canada à votre département lorsque vous remettez le CD.

Votre thèse ou mémoire sera conservé au Service de la gestion de documents et des archives pendant la période de confidentialité. Une fois la période de confidentialité terminée, votre document sera ajouté par la Direction des bibliothèques dans Papyrus avec les autres thèses et mémoires électroniques.

Notez qu'il existe également une option de demande d'embargo de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans après la date d'octroi du grade avant que votre document ne soit diffusé. La différence étant que les données signalétiques (titre, auteur, résumés, grade, etc.….) de votre thèse ou mémoire seront disponibles publiquement, mais le document sera inaccessible jusqu'à la fin de l'embargo.

attention : Confidentialité et embargo sont mutuellement exclusifs et ne peuvent être combinés.