Comment effectuer son dépôt final?

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Suite au dépôt du rapport définitif de votre jury, votre faculté ou département vous fera parvenir un courriel vous demandant d'effectuer le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire en format PDF dans Papyrus.

Important: le processus d'octroi du grade n'est complété que lorsque le dépôt final de la thèse ou du mémoire a été fait.

Note: Ce site ne traite que des exigences propres au dépôt des thèses et mémoires; Pour les unités académiques qui exigent également le dépôt des rapports de recherche et autres travaux de cycles supérieurs, voir avec les responsables de votre unité quelles sont les modalités de dépôt (qui effectue le dépôt, quel est le format exigé, etc.).

Vérifications à faire avant de déposer

Votre thèse ou votre mémoire doit impérativement répondre aux exigences du Guide de présentation des mémoires et des thèses PDF de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP) notamment sa structure et sa mise en page.

De plus, vous vous engagez à déposer la forme numérique de la version finale acceptée suite aux corrections, le cas échéant.

Enfin, du point de vue technique, votre fichier doit respecter tous les critères énumérés dans la section Format des fichiers.

Comment déposer sa thèse ou son mémoire

Inscription initiale dans Papyrus

Vous devez obligatoirement vous inscrire pour pouvoir faire un dépôt:

  1. Vous rendre sur le site de Papyrus (www.bib.umontreal.ca/Papyrus)
  2. Cliquer sur le lien « Nouvel utilisateur? » dans le menu de gauche. Inscrire votre courriel.
    Fenêtre Papyrus : Nouvel utilisateur?
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    Fenêtre Papyrus : Inscription
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  3. Vous recevrez un courrier électronique. Cliquez sur le lien qui y est inscrit et compléter le profil d'inscription. Il est important d'inscrire votre code permanent, ceci assure un meilleur suivi des dossiers de soumission.
    Fenêtre courriel : Inscription
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    Fenêtre Papyrus : Créer un profil
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Dépôt d’un document dans Papyrus

Vous êtes maintenant prêt à faire le dépôt de votre mémoire ou thèse.

  1. Sur la page d’accueil de Papyrus, cliquez sur « Ouvrir une session » dans le menu de gauche. Entrez votre courriel et votre mot de passe.
    Fenêtre Papyrus: Ouvrir une session
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  2. Cliquez sur « Initier une nouvelle soumission ».

    Initier une nouvelle soumission
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  3. Choisir la collection de dépôt puis faites « Suivant » au bas de la page.

    Important!Prenez bien soin de choisir la bonne collection, soit « Thèses et mémoires » de l'unité académique dont relève votre programme (ex. : Thèses et mémoires - Faculté de l'aménagement), sans quoi ceci pourrait entraîner des retards importants dans le traitement de votre dossier, et par conséquent dans l’octroi de votre grade.

    Dépôt Papyrus - Choix de la collection - Thèses et mémoires
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  4. Saisir les informations demandées

    conseils et astuceConseils d'utilisation lors de la saisie:

    • Navigation dans les écrans: Vous pouvez revenir à une étape antérieure en cliquant sur les boutons de la barre de progression, au haut de l'écran. Les boutons en grisé vous indiquent des étapes non encore complétées.
    • Barre progression Papyrus

    • Possibilité de suspendre le processus: À tout moment vous pouvez suspendre le processus en cliquant, au bas de la page sur « Sauvegarder et quitter », puis sur « Enregistrez-la, je vais la terminer plus tard » afin de sauvegarder les informations déjà entrées. Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste de soumissions interrompues dans la page « Mon compte > Soumissions ».

    Bouton annuler/enregistrer

    1. Licence de diffusion: Lisez attentivement la Licence de diffusion. Elle accorde des droits non exclusifs de diffusion à l'Université de Montréal. Elle spécifie aussi que vous vous engagez à déposer la version finale de votre thèse ou mémoire, telle qu'approuvée par votre jury. Vous devez cocher la case « J'accorde la licence » pour que votre dépôt puisse se poursuivre sans quoi le processus est interrompu.
    2. Licence de diffusion
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    3. Description du document: Entrez ensuite les données relatives à votre document (période d'embargo, titre, auteur, directeur de recherche, grade, etc….).

      Rappel: la date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être la même que celle du dépôt initial, sauf s'il y a eu des corrections majeures, auquel cas on doit inscrire la date du dépôt final. Il ne s'agit pas de la date où l'on procède au dépôt dans Papyrus.

      À l'instar des directives formulées par les agences bibliographiques (ex. Bibliothèques et Archives Canada) et portails d'information scientifique et technique, nous vous recommandons, si possible, d'utiliser des mots de substitution pour les formules, symboles, caractères en exposant, ou tout autre caractère non-alphabétique dans les champs titre/résumés/mots-clefs du formulaire de saisie. Ces directives ne s'appliquent pas à votre fichier PDF
    4. Fenêtre Papyrus : Métadonnées
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    5. Télécharger le fichier: Une fois toutes vos informations saisies vous devez télécharger le fichier PDF de votre mémoire ou votre thèse. Attention: vous devez obligatoirement avoir encapsulé les polices de caractères dans votre fichier PDF sinon votre dépôt sera refusé. Le nom de votre fichier doit aussi respecter la nomenclature prescrite. C'est également à cette étape que vous pouvez télécharger des fichiers complémentaires (son, vidéo, etc.) pourvus qu'ils aient été présentés au jury avec votre mémoire ou votre thèse.
    6. Fenêtre Papyrus : Téléchargement du fichier
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    7. Vérifications: Enfin, vérifiez l'ensemble de données entrées; corrigez au besoin.
    8. Vérification des éléments de la soumission
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    9. Envoi: Cliquez sur « Finaliser la soumission» pour terminer le processus de soumission. Le message "Soumission finalisée..." s’affichera à l’écran vous confirmant que votre soumission a bien été complétée.
      Confirmation de l'envoi de la soumission
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      Lorsque votre soumission est complétée, vous pouvez revenir à la page « Mon compte > Soumissions » dans Papyrus; vous verrez alors que vous avez une soumission en attente de diffusion et vous pourrez également suivre où en rendu le processus de validation.

      Soumission en cours de publication
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    Suivi du processus

    Que se passe-t-il ensuite? Le processus de validation qui suit ne prend généralement que quelques jours: d’abord les bibliothèques vérifient si les exigences techniques (encapsulage des polices de caractères, etc.) ont été respectées suite à quoi le(la) technicien(ne) en gestion de dossiers étudiants (TGDE) de votre département fait les vérifications académiques d’usage. Si un problème est identifié à l’une ou l’autre de ces étapes vous serez averti, sinon le processus suivra son cours et vous ne recevrez pas de courriel. Vous pouvez également suivre où en rendu le processus de validation en consultant la section « Soumissions en cours de révision » dans page la « Mon compte > Soumissions » dans Papyrus. N’hésitez pas à communiquer avec votre TGDE si vous désirez avoir une confirmation que votre soumission est conforme et que le processus d’octroi du grade, qui prend généralement de 3 à 4 mois, est bien enclenché.

    Pour plus d'information sur la diffusion des thèses et mémoires électroniques, consultez la section Diffusion.

    Dépôt final avec période de confidentialité

    Si vous avez la permission de votre faculté d'effectuer le dépôt de votre mémoire ou de votre thèse avec une période de confidentialité tel que prévu dans le Guide de présentation des mémoires et des thèses de la FESP, vous êtes dispensés du dépôt final dans Papyrus. Pour obtenir cette permission, vous devez compléter et remettre à votre unité le formulaire Confidentialité d'un mémoire ou d'une thèse.

    Cependant, vous devez toujours créer un fichier PDF unique pour votre thèse ou votre mémoire et remplir le formulaire descriptif de votre soumission. Ces deux fichiers doivent être déposés sur un CD à votre département.

    N'oubliez pas de remettre une version imprimée du formulaire Métadonnées et licence de diffusion ainsi que le formulaire de Bibliothèque et Archives Canada à votre département lorsque vous remettez le CD.

    Votre thèse ou mémoire sera conservé au Service de la gestion de documents et des archives pendant la période de confidentialité. Une fois la période de confidentialité terminée, votre document sera ajouté par la Direction des bibliothèques dans Papyrus avec les autres thèses et mémoires électroniques.

    Notez qu'il existe également une option de demande d'embargo de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans après la date d'octroi du grade avant que votre document ne soit diffusé. La différence étant que les données signalétiques (titre, auteur, résumés, grade, etc.….) de votre thèse ou mémoire seront disponibles publiquement, mais le document sera inaccessible jusqu'à la fin de l'embargo.

    Attention!attention : Confidentialité et embargo sont mutuellement exclusifs et ne peuvent être combinés.