Fichiers complémentaires

Fichiers inclus vs fichiers complémentaires

Règle générale, les illustrations, équations, graphiques, diagrammes, et tableaux que pourraient comporter votre thèse ou votre mémoire seront inclus, à l'endroit où ils doivent apparaître (corps du texte ou annexe), dans le fichier principal de votre thèse et seront ainsi conservés lors de la conversion au format PDF. De même les données numériques (statistiques, données d’enquête, etc.) seront d’ordinaire présentées, si pertinent, en annexe du fichier PDF de la thèse. Ainsi vous devriez n’avoir à créer qu’un seul fichier PDF pour votre thèse.

Bien qu’il soit techniquement possible de le faire, certains fichiers ne doivent toutefois pas être inclus directement dans le fichier principal de la thèse ou du mémoire, ceci pour permettre d’assurer l’archivage à long terme de votre document. Ainsi les restrictions suivantes sont imposées:

  • Vous ne DEVEZ PAS INCLURE de séquences audio ou vidéo à l’intérieur du fichier PDF de votre thèse ou de votre mémoire.
  • Vous ne DEVEZ PAS INCLURE le lancement de scripts ou de fichiers exécutables dans le fichier PDF de votre thèse ou de votre mémoire.

Pour ce type de fichiers (i.e. séquences audio ou vidéo, fichiers exécutables, code informatique, modèle 3-D, etc.) ou encore dans le cas précis de fichier d’images de haute résolution (ex.: cartes géographiques) vous pouvez les joindre lors du processus de soumission de votre thèse ou de votre mémoire dans Papyrus sous forme de fichiers complémentaires au fichier PDF principal.

Autorisations requises:

Lors du dépôt final, vous devez déposer uniquement des fichiers qui ont été examinés par les membres du jury. Certaines facultés exigent d’ailleurs que la mention de ces fichiers complémentaires (autrefois soumis sur cédérom ou DVD) soit faite en annexe de la thèse ou du mémoire.

Nous vous rappelons que tout ce qui est inclus dans le fichier PDF principal de votre thèse ou de votre mémoire, de même que dans tout fichier complémentaire, doit respecter le droit d’auteur.

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Comment soumettre un fichier complémentaire dans Papyrus

Lors du processus de soumission dans Papyrus vous pouvez, une fois rendu à l’étape de téléversement du fichier, spécifier l’ajout d’un ou plusieurs fichiers complémentaires à votre fichier principal (en PDF). Les fichiers complémentaires doivent suivre les conventions de nomenclature des fichiers. Ils doivent également être exempts de virus [Comment m'en assurer?]

Important! Attention, une limite de 2 Go est fixée par fichier téléversé.

Une fois votre fichier PDF spécifié, cliquez sur « Ajouter un autre fichier ».

Ajouter un fichier complémentaire dans Papyrus
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Sélectionnez ensuite, sur votre poste de travail, le fichier complémentaire que vous désirez ajouter. Donner une courte description de la nature du contenu du fichier (ex. « simulation moléculaire 3-D » ou « Récital »).

Description fichier complémentaire dans Papyrus
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Répétez au besoin l’opération pour l’ajout de fichiers complémentaires supplémentaires. Une fois que vous avez terminé le téléversement de l’ensemble des fichiers, cliquez simplement sur le bouton « Suivant > » au bas de la page pour passer à l’étape suivante.

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Formats recommandés

Il n’y a pas de restrictions quant au format de fichier complémentaire que vous pouvez soumettre dans Papyrus. Nous vous recommandons toutefois les formats répertoriés ci-dessous et ce afin de garantir l’accessibilité de ceux-ci par les personnes qui consulteront votre thèse.

  • vidéo : Audio-Video Interleaved (.avi), QuickTime (.mov, .qt), MPEG (.mpeg, .mpg).
  • audio : AIF (.aif, .aiff), MPEG-3 (.mp3), WAV (.wav), RealAudio (.ra, .ram), MIDI (.midi)
  • image : TIFF (.tif, .tiff), PostScript (.eps)

Vous pouvez également déposer un fichier de format propriétaire particulier (ex.: Mathematica, AutoCAD, ArcView, etc.) si ce format est utilisé couramment par les membres de votre discipline ou de votre communauté de pratique et que vous jugez que les qualités uniques et intrinsèques de ce format ne peuvent être égalées par un format ouvert et davantage accessible. NE PAS INCLURE de programmes propriétaires qui permettent de lire les fichiers; vous n'avez probablement pas les droits de diffusion de ces programmes et ceci risque d'alourdir inutilement la taille de votre dépôt. Au besoin joindre plutôt un fichier d'instructions pour renseigner l'usager où télécharger le programme requis.

Tel que mentionné précédemment, règle générale, les fichiers d’images de faible ou moyenne résolution (ex. .JPEG, .GIF, .PNG) ainsi que les fichiers provenant d'une suite bureautique (ex. MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, etc.) peuvent tous être inclus dans le fichier principal de votre thèse, lequel sera par la suite converti en un fichier PDF unique.

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Comment procéder avec de multiples fichiers complémentaires?

Tel que mentionné précédemment, il vous est possible de soumettre plus d’un fichier complémentaire lors de la soumission de votre thèse ou de votre mémoire dans Papyrus. Dans certains cas cependant, le matériel complémentaire que vous désirez soumettre peut être constitué de multiples fichiers (ex.: un site web complet, un logiciel, une banque d’images, un tutoriel, etc.). Il est alors conseillé de regrouper vos multiples fichiers en un seul fichier « .zip » ou « .rar » qui pourra être aisément téléversé dans Papyrus [Voir section Comment soumettre un fichier complémentaire dans Papyrus]. Ces formats appliquent également une compression de vos fichiers originaux de façon à produire un fichier de taille réduite.

Si vos fichiers doivent être placés dans une structure de répertoire bien précise, assurez-vous d’enregistrer cette structure lors de la création du fichier compressé. Au besoin joindre un fichier d’instructions pour renseigner l’usager sur comment installer les fichiers et en faire la lecture ou l’exécution.

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Quelques exemples de thèses électroniques avec fichiers complémentaires

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