Exigences pour le format de vos fichiers

Les paramètres exigés ici ont pour but de favoriser la consultation et la conservation à long terme de votre thèse ou de votre mémoire.

Les instructions données dans les sections suivantes (onglets) vous indiquent comment remplir ces exigences. Vous vous devez de les respecter sans quoi votre soumission risque d'être refusée lors de la validation technique.

Pour les étudiants inscrits aux programmes de la Faculté de musique ainsi que du Département d'histoire de l'art et études cinématographiques, veuillez vous informer auprès de votre technicienne en gestion de dossiers étudiants pour connaître les particularités du processus de dépôt électronique propre à ces disciplines.

1. Un seul fichier

Le document de la thèse ou du mémoire doit être composé d’un seul fichier PDF. Au besoin voir la procédure pour fusionner plusieurs fichiers PDF. Les documents PDF ne doivent pas contenir de multimédia (ex : du son ou de la vidéo) et aucun script ne doit être exécuté à partir du PDF. Au besoin, ajouter ces contenus séparément dans la soumission (voir onglet Fichiers complémentaires).

2. Polices de caractères

Les polices de caractères utilisées dans la thèse ou le mémoire doivent toutes être encapsulées dans le document PDF. Ceci permet de s’assurer d'un affichage adéquat du document, indépendamment des polices installées sur le poste de la personne qui le consulte. Attention: ce ne sont pas tous les logiciels de création PDF qui permettent cette manipulation. [Comment faire?]

3. Nom du fichier

Les fichiers PDF des mémoires et thèses versés sur Papyrus doivent être nommés selon une nomenclature précise.

4. Aucune protection

Le fichier ne doit pas contenir de protection (ex.: encryptage, mot de passe, restriction de l'impression) sans quoi l’indexation et la recherche dans le document seraient impossibles.

5. Pas de signatures ni de renseignements personnels

Les signatures ou les informations personnelles, telles que des adresses courriel personnelles ou professionnelles (seules les adresses courriel génériques sont acceptées, c'est-à-dire qu'elles ne sont pas adressées à une personne en particulier, par exemple « departement@institution.ca » mais pas « marc.dumont@institution.ca » ), tant dans le corps du document qu'en annexes, ne doivent pas apparaître dans le document.

Assurez-vous, le cas échéant, de retirer ces renseignements de votre fichier Word, de masquer les signatures et renseignements personnels avant la numérisation, ou encore de les masquer par traitement numérique [Comment faire?].

Notez bien que les formulaires qui accompagnent le dépôt initial (accord des coauteurs, permission d’un éditeur, etc.) ne doivent pas figurer dans le fichier PDF de votre thèse ou votre mémoire, mais doivent être remis à votre département.