Procédurier TGDE

Processus de validation des thèses et mémoires dans Papyrus

Étapes préalables à la validation par les TGDE


Courriel à l'étudiant

Suite au dépôt du rapport définitif du jury, vous avez fait parvenir à l'étudiant un courriel lui demandant d'effectuer le dépôt final de sa thèse ou de son mémoire dans Papyrus.

Modèle de courriel

AttentionCe courriel comportait également :

  • un lien vers le procédurier à suivre (http://www.bib.umontreal.ca/theses) ;
  • le nom exact de la collection visée dans laquelle il devait faire sa soumission (ex. : « Thèses et mémoires - FAS - Département de psychologie »). Voir liste ci-après.

Liste des noms de collections de thèses et mémoires dans Papyrus

Indiquer le nom exact à l’étudiant.

  • Thèses et mémoires - Département de kinésiologie
  • Thèses et mémoires - École de santé publique
  • Thèses et mémoires - École d'optométrie
  • Thèses et mémoires - Faculté de droit
  • Thèses et mémoires - Faculté de l'aménagement
  • Thèses et mémoires - Faculté de médecine
  • Thèses et mémoires - Faculté de médecine dentaire
  • Thèses et mémoires - Faculté de médecine vétérinaire
  • Thèses et mémoires - Faculté de musique
  • Thèses et mémoires - Faculté de pharmacie
  • Thèses et mémoires - Faculté des sciences de l'éducation
  • Thèses et mémoires - Faculté des sciences infirmières
  • Thèses et mémoires - FAS - Centre d'études classiques
  • Thèses et mémoires - FAS - Département d'anthropologie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de chimie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de communication
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de démographie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de géographie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de linguistique et de traduction
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de littératures et de langues du monde
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de mathématiques et de statistique
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de philosophie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de physique
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de psychologie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de science politique
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de sciences biologiques
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de sciences économiques
  • Thèses et mémoires - FAS - Département des littératures de langue française
  • Thèses et mémoires - FAS - Département de sociologie
  • Thèses et mémoires - FAS - Département d'histoire
  • Thèses et mémoires - FAS - Département d'histoire de l'art et d'études cinématographiques
  • Thèses et mémoires - FAS - Département d'informatique et de recherche opérationnelle
  • Thèses et mémoires - FAS - École de bibliothéconomie et des sciences de l'information
  • Thèses et mémoires - FAS - École de criminologie
  • Thèses et mémoires - FAS - École de psychoéducation
  • Thèses et mémoires - FAS - École de relations industrielles
  • Thèses et mémoires - FAS - École de travail social
  • Thèses et mémoires - FAS - Institut d'études religieuses
  • Thèses et mémoires - FAS - Interdisciplinaire

Pré-validation

Dans les 24 à 48 heures ouvrables suite à la soumission par l'étudiant de sa thèse ou de son mémoire dans Papyrus l'équipe des bibliothèques aura réalisé une première vérification technique.

Si la soumission est conforme :

  • l'équipe technique des bibliothèques accepte le document ;
  • le système envoie alors un courriel aux TGDE concernés pour qu'ils puissent à leur tour procéder à la vérification de la soumission.

Si la soumission n'est pas conforme :

  • la soumission est retournée dans le compte Papyrus de l'étudiant, accompagné d'un courriel l'informant des corrections à apporter ;
  • l'étudiant est invité à reprendre sa soumission (et non initier une nouvelle soumission), la corriger et resoumettre au plus tôt.

Validation des thèses et mémoires dans Papyrus par les TGDE

1. Réception d'une tâche

Sur réception d'un courriel de Papyrus, assurez-vous (grâce aux détails tels nom de l'étudiant, programme, grade visé, etc.) que vous êtes bien le TGDE responsable de ce dossier de validation. Le courriel est là uniquement pour vous aviser qu'une tâche vous attend.

Cliquez sur le lien pour accéder à la page des Soumissions et tâches, du compte Papyrus.

Alternativement vous pouvez aussi, dans Papyrus, Ouvrir une session dans le menu de gauche.

Courriel de Papyrus: Avis de réception d'une tâche
Fenêtre Papyrus: Ouvrir une session
 

Attention Lors de l'ouverture de session, il faut absolument utiliser le compte reconnu par Papyrus (dans la plupart des cas il s'agit d'un compte calqué sur l'alias de courriel de votre département, ex. « tgde@physio.umontreal.ca »). La liste complète des comptes courriel associés à la validation des thèses et mémoires est disponible pour les TGDE aux cycles supérieurs.

2. Présentation des tâches de validation

a) La page « Mon compte > Soumissions » affiche la liste des tâches en attente. Il y a deux files d'attente :

  • une pour les tâches que vous avez acceptées (Tâches qui vous sont attribuées) ;
  • l'autre pour des tâches qui n'ont pas encore été attribuées (Tâches de l'équipe).

Au besoin vous pouvez cliquez sur le titre du document dans la section Tâches de l'équipe pour obtenir plus d'information sur le document.

Tâches de validation - Tâches de l'équipe
 

b) S'il s'agit bien d'une soumission que vous devez vérifier (ce qui est normalement le cas si vous êtes le seul TGDE de votre unité à faire la validation des dépôts), vous devez cocher la case à gauche du document puis cliquez sur le bouton « Effectuer les tâches sélectionnées ».

attention S'il ne s'agit pas d'une soumission que vous devez vérifier parce qu'il y a eu une erreur dans la collection de dépôt choisie par l'étudiant, il est important de Refuser/rejeter le document (voir instructions au point 3d plus bas) en spécifiant à l'étudiant déposant qu'il n'a pas fait son dépôt dans la bonne collection, de recommencer tout le processus dans la bonne collection (au besoin le référer à son TGDE). Ceci évitera des délais supplémentaires à cet étudiant.

La tâche vous est alors attribuée et personne d'autre ne peut l'effectuer.

Tâches de validation - Tâches de l'équipe
Tâches de validation - Tâche attribuée

 

3. Effectuer une tâche de validation

Une fois que vous vous êtes attribué la tâche, cliquez sur le titre du document dans la section « Tâches qui vous sont attribuées ».

a) Important!Vérifiez bien l'ensemble des informations saisies par l'étudiant. En particulier :

  • les directeurs et co-directeurs de recherche (ils doivent tous être saisis et l'orthographe de leurs noms doit être correcte et constante) ;
Le système vous présente les informations détaillées du document.
Tâches de validation - Vérification des informations saisies
  • le choix du grade et du programme (des erreurs sont parfois introduites à ce niveau par les étudiants);
  • la date (mois et année) de dépôt (il s'agit de la date qui figure sur la page titre du document PDF (voir prochaine étape)) ;
  • le titre saisi (il doit correspondre au titre de la première page du document PDF (voir prochaine étape) ainsi qu'au titre entériné par le directeur de recherche) ;
  • les mots-clés (doivent être ceux indiqués dans le mémoire/thèse (voir prochaine étape) ainsi que la catégorie UMI (choisie au meilleur de sa connaissance par l'étudiant) ;
  • si une note a été spécifiée par l'étudiant, vous devez en vérifier la teneur (par ex. est-ce bien une cotutelle). Une note indiquant un rang d'excellence ou encore que la thèse a fait l'objet d'un prix doit être supprimée (ces informations sont souvent difficiles à vérifier et l'indication de ce type d'information n'est pas systématique) ;
  • la période d'embargo (nombre de mois) demandée (elle doit correspondre à la période spécifiée sur le formulaire papier préalablement remis par l'étudiant) ;
  • Faculté de musique uniquement : vous devez vous assurer que la présence (ou l'absence) d'une note (indiquant si une version plus complète est disponible sur un serveur accès réservé UdeM) est conforme au choix spécifié par l'étudiant lors de l'étape du dépôt initial. Au besoin vous référer au Procédurier TGDE propre au secteur de musique.

 

b) Vérifiez le fichier PDF du mémoire ou de la thèse.

  1. Cliquez sur le nom ou encore l'imagette du fichier > Le document PDF s'ouvre dans Adobe Acrobat Reader.
  2. Procédez à la vérification du document.

Les points de conformité à vérifier dans le mémoire ou la thèse sont indiqués dans le document « ÉTAPES OBLIGATOIRES - Procédures en matière de dépôt et d’évaluation des mémoires et des thèses incluant le dépôt des travaux dirigés et rapports de stage » PDF (accessible, à partir de la section « accès protégé » du site de la FESP, en cliquant ensuite sur la section Espace formation > 4. Étapes obligatoires).

Tâches de validation - Ouvrir le fichier PDF

Rappel
Il peut y avoir des fichiers complémentaires (son, video, etc.) au fichier principal de mémoire ou de thèse. Ces fichiers devront avoir été examinés et validés par les membres du jury au même titre que le document principal du mémoire ou de la thèse.

 

c) Si le document et les informations sont conformes et complètes :

  • approuver la soumission en cliquant, au bas de la page, sur le bouton Approuver le document ;
  • le document disparaît alors de la liste des tâches à effectuer.

Une fois cette étape complétée, vous pouvez transmettre le dossier de l'étudiant à la FESP pour finaliser l'octroi de son grade.

Approuver soumission
 

d) Si le document et/ou les informations bibliographiques ne sont pas conformes et complèts, deux options sont possibles :

Pour modifier vous-même

  • cliquer sur le bouton Modifier les métadonnées au bas de la page. Le système présentera le bordereau de saisie déjà rempli par l'étudiant, auquel vous pourrez apporter des corrections ;
    Tâches de validation - Modifier les informations Tâches de validation - Éditer les métadonnées du document - 1e écran Tâches de validation - Éditer les métadonnées du document - 2e écran
  • sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder et quitter au bas de la page

Conseils de saisie Astuces

  • Navigation dans les écrans: Vous pouvez revenir à une étape antérieure en cliquant sur les boutons de la barre de progression, au haut de l'écran.
  • Possibilité de suspendre le processus: À tout moment vous pouvez suspendre le processus en cliquant, au bas de la page sur « Sauvegarder et quitter ». Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste des tâches de validation dans la page « Mon compte > Soumissions ».

Une fois la(les) correction(s) apportée(s) (vous pourrez constater vos changements dans la présentation des informations détaillées du document), vous devez approuver la soumission (voir point c) ci-haut) pour que le processus de validation puisse suivre son cours.

Rejeter la soumission

  • Dans le cas de problèmes majeurs avec la soumission (ex. : Absence de résumés dans le fichier PDF, page de titre non conforme, multiples informations erronées ou manquantes, etc.) que vous ne pouvez corriger vous-même, cliquer sur le bouton Rejeter le document au bas de la page.

  • Une boîte de saisie de texte sera présentée où vous devez détailler pour quelle(s) raison(s) sa soumission a été rejetée et quelles sont les corrections à apporter avant de pouvoir resoumettre. Le texte sera envoyé par courriel à l'étudiant. Une fois la soumission corrigée et resoumise par l'étudiant, elle devra repasser par toutes les étapes de validation.

    Tâches de validation - Rejeter le document Tâches de validation - Raison du refus

Thèses et mémoires confidentiel(le)s

Le traitement des thèses et mémoires confidentiel(le)s se fait, pour les TGDE, à l'extérieur de la plate-forme Papyrus.

Les détails du traitement sont présentés aux sections 4.4.1 et 4.12.3.1 du document « ÉTAPES OBLIGATOIRES - Procédures en matière de dépôt et d’évaluation des mémoires et des thèses incluant le dépôt des travaux dirigés et rapports de stage ». accessible sur STUDIUM

Étapes suivant la validation par les TGDE

Dernière vérification

Suite à l'approbation de la soumission par le TGDE, la Direction des bibliothèques reçoit une tâche de vérification (dernière étape avant la diffusion publique).

Publication

On attendra la confirmation de l'octroi du grade (incluant la date de l'octroi du grade qui deviendra la date de « publication » dans Papyrus) de la part de la FESP avant de pouvoir mettre le mémoire ou la thèse en ligne (ce délai est en moyenne de 6 mois).