Rédaction

Normes de présentation

Les thèses et mémoires soumis à l'Université de Montréal doivent respecter rigoureusement les normes de présentation figurant dans le Guide de présentation et d'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

Outils de rédaction

Dans le cadre du dépôt final électronique, les étudiants ne sont pas tenus de soumettre un fichier structuré qui a été réalisé à l'aide d'un modèle de document spécifique. Les informations ci-dessous ont pour unique but de faire part à l'étudiant en rédaction de l'existence d'outils de rédaction pouvant faciliter son travail de mise en forme et de structuration de sa thèse ou de son mémoire.

Modèles de document

• Word : Le Centre d'édition numérique de l'Université de Montréal a développé un modèle de document (souvent appelé « feuille de style ») qui répond aux exigences de présentation d'une thèse ou d'un mémoire telles que définies par la Faculté des études supérieures et postdoctorale.
• LaTeX : Les étudiants du Département d'informatique et de recherche opérationnelle (DIRO) ont développé un modèle de document pour ceux qui travaillent à partir d'une application LaTeX.

Logiciels de gestion bibliographique

Les logiciels de gestion bibliographiques sont des outils qui facilitent la gestion de sa documentation en permettant notamment d'importer des références repérées dans des bases de données et de les intégrer dans un document Word au format bibliographique désiré. L'Université de Montréal met à la disposition de la communauté universitaire le logiciel bibliographique EndNote. Pour plus d'information sur cet outil, et connaître l'offre d'ateliers de formation, consulter la section Web Logiciels de gestion bibliographique.

Insertion d’illustrations

Plusieurs thèses et mémoires comportent des schémas, graphiques, tableaux et images que nous désigneront ici sous le terme générique d’illustrations. La plupart du temps, ces illustrations seront ajoutées dans la thèse ou le mémoire, à l’endroit approprié, directement à partir de votre logiciel de traitement de texte. Dans quelques cas ces illustrations pourront également être insérées par édition du fichier PDF. Pour les objets de type audio ou vidéo, ils ne doivent pas être inclus à l’intérieur du fichier PDF et seront soumis sous forme de fichiers complémentaires.

Voici quelques principes et conseils pratiques qui permettront une bonne lisibilité de ces éléments et une insertion adéquate dans votre logiciel de traitement de texte.

Format des illustrations

Il existe trois formats largement répandus pour les fichiers d'images tramées (ou images matricielles): GIF (.gif), PNG (.png), JPEG (.jpg, .jpeg). Sommairement, on peut dire que le format JPEG convient mieux aux images photographiques alors que les formats GIF et PNG correspondent mieux aux graphiques et dessins. Ces trois formats peuvent être lus par la majorité des logiciels de traitement de texte et de traitement d'images, et sont donc à privilégier.

Pour les images vectorielles (.eps, .ps, .pdf), leur inclusion dans un logiciel de traitement de texte est un peu plus complexe. Seul l’aperçu de l’image est habituellement rendu par le traitement de texte (et paraît ainsi dégradé lors de la visualisation); l’impression du document (incluant la conversion finale en PDF) donne cependant une image de bonne résolution. Les formats vectoriels de Microsoft (.wmf et .emf) fonctionnent mieux avec MS Word. Dans certains cas cependant vous préférerez transformer d’abord votre image vectorielle en image tramée avant de l’inclure dans le traitement de texte. LaTeX quant à lui gère très bien l’inclusion d’images vectorielles.

Résolution des illustrations

Le type d'illustrations (photographie, graphique, carte géographique) et l'usage qu'on veut en faire (impression ou affichage à l'écran) détermine habituellement la résolution à donner à l'image tramée. La résolution choisie influe sur la taille de l'image: plus la résolution est élevée et plus la taille du fichier sera grande.

On gardera en tête que les thèses et mémoires sont souvent imprimés pour être consultés. Ainsi on privilégiera une résolution de 600 ppp de façon à assurer une impression adéquate.

Insertion d'une illustration dans un document MS WORD

Pour insérer des illustrations dans votre document MS Word, procédez de la manière suivante :

• Créez un nouveau paragraphe (¶) qui servira à ancrer l'image à un endroit précis;
• Sélectionnez le fichier à insérer à l'aide de la commande
  Insertion => Image => À partir du fichier

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L'image se positionne dans le document à l'endroit où se trouve le curseur. Vous pouvez procéder de la même façon pour l’insertion d’un fichier de bureautique ou autre à l’aide de la commande suivante:

Insertion => Fichier…
ou
Insertion => Objet… => Créer à partir du fichier.

Vous pouvez ensuite retoucher l'image (l'habillage, la luminosité, le contraste, le rognage, la taille, la position et les couleurs de l'image) à l'aide des fonctions disponibles dans la fenêtre Format de l’image (clic droit souris sur l’image pour afficher le menu contextuel)

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Droits d'auteur

À propos de mes droits d'auteur...

• L'étudiant conserve ses droits d'auteur : L'étudiant qui dépose une thèse ou un mémoire demeure détenteur de tous les droits d’auteur (conjointement avec d'autres, dans le cas de thèses par articles où il y a plus d'un auteur). Ceci veut dire qu'il conserve la liberté reconnue au titulaire du droit d’auteur de diffuser, éditer et utiliser commercialement ou non le travail.
• L'étudiant accorde un droit de diffusion non exclusif à l'Université : L'étudiant ne cède donc pas ses droits à l'Université de Montréal lors du dépôt mais accorde plutôt à celle-ci un droit de diffusion non exclusif. Ce droit de diffusion va dans le sens de la nature publique de ces documents: « les mémoires et les thèses constituent un véhicule important pour la diffusion des informations scientifiques et ils doivent en tout temps être considérés comme documents publics. » (Faculté des études supérieures et postdoctorales. Guide de présentation et d'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat, p.8 ).
• Aucune modification à ces principes n'est apportée avec le dépôt électronique : Qu'il s'agisse du dépôt final en version papier fait jusqu'à présent à l'Université de Montréal, ou du dépôt final en version électronique débutant en 2009, rien ne diffère en ce qui concerne les points qui précèdent: l'étudiant conserve ses droits et accorde à l'Université un droit de diffusion non exclusif. Seul le moyen change: autrefois l'exemplaire était disponible en bibliothèque sous forme imprimée et était signalé au catalogue Atrium; il pouvait être emprunté de partout à travers le monde par l'entremise du service de prêt entre bibliothèques. Aujourd'hui, la diffusion électronique rend plus facile cet accès public.
• Qu'en est-il de la diffusion par Bibliothèques et Archives Canada (BAC) et ProQuest ? Le processus demeure essentiellement le même: vous devez remettre à votre unité une copie signée du formulaire Licence non exclusive des thèsesde Bibliothèques et Archives Canada lorsque vous êtes à l'étape du dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire. Cette licence permet l'inclusion de votre document dans le portail de Thèses Canada. La participation des universités canadiennes à cette initiative de BAC permet de garantir une meilleure conservation des thèses et des mémoires et d'assurer un meilleur accès à cette documentation de recherche de grande valeur.
• La Licence non exclusive des thèses permet également à BAC d'accorder une sous-licence à la compagnie ProQuest pour inclure les thèses de doctorat de l'Université de Montréal dans sa base de données internationale de thèses et mémoires (ProQuest Dissertations and Theses) consultée par un très grand nombre d'étudiants et de chercheurs. Toute personne peut commander chez ProQuest un exemplaire d'une thèse figurant dans la base de données. Les redevances perçues par ProQuest lors de ces ventes servent, dans l'entente canadienne, à réduire le coût d'édition chargé aux universités pour l'inclusion de leurs thèses dans la base de données. Pour plus d'information à ce sujet, voir la section Renseignements pour les étudiant(e)s du portail Thèses Canada.

Intégration de matériel protégé par le droit d'auteur

• Importance d'obtenir les autorisations nécessaires : Qu'il s'agisse d'une thèse ou d'un mémoire en version imprimée ou électronique, les règles du droit d'auteur sont les mêmes: toute reproduction de matériel protégé par le droit d'auteur dans la thèse ou le mémoire doit être faite avec l'accord des détenteurs du droit d'auteur de ces oeuvres. Il est donc nécessaire d'obtenir les permissions requises avant le dépôt final. Cette opération pouvant nécessiter du temps, il est fortement conseillé de contacter les titulaires des droits d'auteur tôt dans le processus de rédaction. Conservez dans vos dossiers une copie de la correspondance échangée mais ne l'incluez pas dans votre document de thèse ou mémoire.

• Quels sont des exemples de matériel protégé par le droit d'auteur ? Photographies, illustrations, tableaux de données, graphiques, extraits important d'une publication ou d'un texte non publié, cartes et plans, partitions, données d'enquêtes, programmes informatiques, questionnaires, enregistrements sonores ou vidéos. Certains documents peuvent cependant être du domaine public ou diffusés avec une licence de type Creative Commons qui permet la reproduction sans avoir à en faire la demande au détenteur du droit d'auteur.
• Qu'en est-il des citations ? En vertu de la Loi sur le droit d’auteur, l’étudiant peut, avec les renvois nécessaires, inclure dans son mémoire ou sa thèse un extrait raisonnable du travail d’une autre personne. Si un passage plus important est cité, il lui faut obtenir une permission écrite du titulaire des droits d’auteur et l’inclure dans le manuscrit.
• Inclure l'information sur les permissions obtenues : Si vous intégrez du matériel protégé par le droit d'auteur, assurez-vous d'indiquer que vous avez obtenu l'autorisation de reproduire des détenteurs du droit d'auteur à l'endroit où paraît l'information (ex.: « Reproduit avec la permission de XYZ »).
• Comment obtenir une autorisation de reproduire ? Consulter la section Comment obtenir la permission d'utiliser une oeuvre du guide sur le droit d'auteur. Quelques universités anglophones proposent des modèles de lettres: c'est le cas de Cornell.
• Déclaration de l'auteur lors du dépôt final dans Papyrus : Lorsque vous effectuez votre dépôt final électronique dans Papyrus, il vous sera demandé de déclarer que vous avez obtenu les permissions nécessaires pour l’inclusion dans votre mémoire ou votre thèse de matériel protégé par le droit d’auteur.
• Pour plus d'information sur le droit d'auteur : pour plus d'information sur ce qui est protégé et ne l'est pas, la durée du droit d'auteur et autres questions connexes, consulter le guide sur le droit d'auteur.

Thèse ou mémoire par articles (ainsi que thèse ou mémoire comprenant des articles en annexe)

« Lorsque l’étudiant envisage d’incorporer un article publié ou accepté pour publication dans son mémoire ou dans sa thèse, il est nécessaire d’obtenir la permission de tous les coauteurs et de l’éditeur en vue de l’indexation et de la diffusion du mémoire ou de la thèse. » (Guide de présentation et d'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat).

Accord des coauteurs :

L ’étudiant, pour tout article inclus dans son mémoire ou dans sa thèse et dont il n’est pas le seul auteur, doit obtenir par écrit l’accord de tous les coauteurs de cet article. Le formulaire Accord des coauteurs d'un article inclus dans un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat est prévu à cet effet.

Accord de l'éditeur : article déjà publié ou en voie de l'être :

Si, l'article est déjà publié, ou en voie de l'être, au moment où vous vous apprêtez à faire le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire, consultez l'accord de publication que vous avez signé avec l'éditeur :

• Si vous avez cédé entièrement vos droits d'auteur à l'éditeur dans cet accord, vous devez obtenir l'autorisation écrite de l'éditeur pour inclure l'article dans votre thèse ou votre mémoire. Cette autorisation écrite est nécessaire pour la diffusion de la thèse ou du mémoire par l'Université et par Bibliothèques et Archives Canada. Vous pouvez à cette fin utiliser le formulaire Permission de l'éditeur d'une revue ou d'un livre pour inclure un article dans un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat.
• Si vous n'avez pas cédé vos droits d'auteur dans cet accord, vous n'avez pas à faire de démarches auprès de votre éditeur mais devrez déposer à votre unité (TGDE) une copie de l'accord de diffusion ou contrat d'édition qui stipule que vous avez conservé les droits requis pour la diffusion.

Bien qu'il soit plus simple de prévenir (ne pas céder entièrement ses droits à l'éditeur au moment de la publication!) que de guérir, la première situation décrite ci-dessus ne pose généralement pas de problème : la plupart des éditeurs donnent leur accord à la diffusion en autant qu'il ne s'agisse pas de la version PDF finale de l'article tel qu'il paraît dans la revue et que la diffusion de la thèse ou du mémoire se fasse dans un dépôt institutionnel ou disciplinaire à des fins non commerciales. Les éditeurs savent pertinemment aussi que la version insérée dans le mémoire ou la thèse n'est pas, dans la plupart des cas, tout à fait la même que celle qui paraît dans la revue (si l'on tient compte par exemple des corrections demandées du jury).

Si l'éditeur émet des réserves sérieuses à la diffusion immédiate de votre thèse ou mémoire, vous pouvez demander à votre directeur de recherche d'autoriser un embargo de diffusion de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans dans le dépôt Papyrus. En aucun cas cependant les exigences d'un éditeur ne devraient cependant compromettre la diffusion de votre thèse ou de votre mémoire.

Articles non encore soumis à une revue, on non encore acceptés :

Vous détenez dans ce cas toujours votre droit d'auteur. Vous n'avez qu'à aviser votre éditeur lorsque l'article sera accepté pour publication que vous avez déjà signé une licence non exclusive avec votre université et Bibliothèque et Archives Canada.

• Consulter l'article Je publie un article : puis-je conserver mes droits d'auteur? du guide sur le droit d'auteur pour plus d'information sur cet aspect.

Pour en savoir plus

Plusieurs universités ont également rédigés d'excellents guides sur les aspects du droit d'auteurs propres aux thèses et mémoires:

• Copyright and your thesis. Queen's University Library, mars 2012.
• Keeping your thesis legal. University of Leicester Library, novembre 2011.

Respect de la vie privée et renseignements personnels

Compte tenu de la diffusion des thèses et des mémoires, le document que vous déposerez ne devra pas comprendre de signatures ou de renseignements personnels. Selon le Commissariat à la vie privée, le terme « renseignement personnel » comprend non seulement les coordonnées personnelles d’un individu (adresse, numéro de téléphone, adresses courriel) mais également les adresses de courriel professionnelles ou institutionnelles.  Les adresses et numéros de téléphone au travail ne constituent cependant pas des renseignements personnels. Il faut donc vous assurer de masquer dans le fichier que vous serez appelé à déposer les signatures et les renseignements personnels qui pourraient figurer dans le corps de votre document ou dans les annexes.