Votre dépôt a été refusé ?

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Le dépôt d’une thèse ou d’un mémoire électronique dans Papyrus est soumis à un processus de validation technique et académique. Il peut ainsi arriver que l’on vous demande d’apporter des correctifs à votre soumission.

Problèmes fréquents

Encapsulation des polices de caractères

Afin que votre document puisse être visualisé dans sa forme intégrale peu importe la plate-forme de consultation, les polices de caractères doivent être comprises dans le document, ainsi il n'y aura pas de substitution possible. En termes techniques on parle d'"encapsulation" des polices de caractères.

Pour encapsuler les polices de caractères dans votre fichier, consultez la procédure de création du fichier PDF (PC ou Mac ainsi que LaTeX ).

Vérification de l'encapsulation des polices

  1. Ouvrez le fichier PDF avec le logiciel Acrobat Reader (ou encore Acrobat Professionnel).
  2. Cliquez sur le menu  Fichier  >  Propriétés… 
    Vérifier les polices de caractères
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  3. Sélectionnez ensuite l’onglet « Polices » dans la fenêtre des propriétés du document. Vous verrez apparaître la liste des polices de caractères de votre fichier.

    Les polices qui sont encapsulées sont celles qui comprennent le terme « (Jeux partiels incorporés) » associé au nom de la police. Pour que votre dépôt soit accepté lors de la validation dans Papyrus, toutes les polices doivent être incorporées et donc présenter cette mention.

    Polices encapsulées
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    Si certaines polices n’indiquent pas « (Jeux partiels incorporés) », ou indiquent seulement la mention « (Incorporé) », vous devez reprendre la création du PDF en suivant la procédure (PC ou Mac).

    Dans le cas où certaines polices de caractères ne s'incorporent/encapsulent toujours pas dans le document PDF, voir cette méthode pour identifier où dans le document se trouvent les polices problématiques.

    À tout moment vous pouvez consulter un technicien en soutien informatique des bibliothèques si vous avez besoin d'aide.

    À titre de comparaison, voici un fichier PDF dont certaines polices n’ont pas été incorporées. Le dépôt d’un tel fichier serait rejeté lors de la validation dans Papyrus:

    Exemple: Polices non encapsulées
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Vous devrez ensuite remplacer le fichier soumis dans Papyrus par celui sur lequel vous venez de faire des modifications. Pour ce faire, consultez la procédure.

Mots-clés et résumés

Lors de la soumission, on vous demande d’insérer tous les mots-clés dans le formulaire de dépôt.

Pour ce faire, rendez-vous sur la page « Mon compte > Soumissions » sur Papyrus. Vous verrez vos soumissions interrompues ou retournées.

Soumissions interrompues/retournées
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Cliquez sur le titre du document en question, puis sur le bouton « Reprendre » au bas de la page. Pour modifier les mots-clés ou les résumés, cliquer sur le second bouton « Décrire » dans la barre de progression:

Étape Décrire dans la barre de progression
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Vous verrez alors les mots-clés déjà enregistrés. Il est important que ceux-ci soient dans des boîtes de texte distinctes. Tous les mots-clés doivent être inscrits en français et en anglais (sauf pour les mots s’écrivant de la même manière dans les deux langues; entrez-les alors une seule fois). Prière de mettre une majuscule pour la première lettre d'un terme et pour les noms propres. Si votre manuscrit est rédigé dans une autre langue que le français ou l'anglais, inscrivez les mots-clés dans cette langue également. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter des boîtes de texte supplémentaires.

La zone des résumés se trouve également sur cette page. Votre dépôt doit comprendre un résumé en français de votre mémoire ou thèse, ainsi qu’un résumé en anglais. Si votre manuscrit est rédigé dans une autre langue que le français ou l'anglais, entrez le résumé dans cette langue également. Les résumés doivent être inscrits dans des boîtes de texte distinctes. N'incluez pas, le cas échéant, les préfixes "RÉSUMÉ" ou "ABSTRACT" dans ces boîtes de saisie.

Entrer les mots-clés dans des boîtes séparées
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Lorsque vous avez terminé d’entrer les informations, cliquez sur le bouton « Sauvegarder et quitter » au bas de l’écran pour enregistrer les informations ou encore si vous n’avez rien d’autre à modifier, vous pouvez vous rendre à l’étape de la révision finale en cliquant de nouveau sur « Suivant ». Vous verrez alors l'ensemble de données entrées pour votre soumission. Revérifiez si tout est conforme; puis, finaliser votre soumission en cliquant sur « Finaliser la soumission ».

Révision de la soumission
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Vous pouvez ensuite revenir à votre espace personnel, où vous verrez que vous avez maintenant une soumission en cours de révision.

Important: vous ne recevrez pas de confirmation si votre nouveau dépôt est accepté. Nous ne communiquons avec les déposants que lorsqu’un problème survient à l’une des étapes de validation. Si vous n’avez pas de nouvelles dans les 2 ou 3 jours ouvrables suivants, c’est que tout va bien et que le processus suit son cours. Nous vous rappelons que le délai entre le moment du dépôt et la publication dans Papyrus est d’environ six à neuf mois, le temps que les processus académiques soient complétés. Lorsque votre mémoire ou thèse sera publié(e), vous recevrez un courriel vous en avisant. Vous pouvez également suivre où en rendu le processus de validation en consultant la section « Soumissions en cours de révision » dans la section « Mon compte > Soumissions » dans Papyrus.

Suivi du processus de vvalidation
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Nomenclature des fichiers

La nomenclature prescrite permet d’identifier clairement votre thèse ou mémoire, en plus d’assurer une certaine uniformité des noms de fichiers. Si votre dépôt a été refusé pour cette raison, commencez par modifier le nom du fichier PDF sur votre poste de travail en suivant la nomenclature prescrite; assurez-vous qu'il s'agit bien de la version finale de votre mémoire ou thèse.

Vous devrez ensuite remplacer le fichier soumis dans Papyrus par celui dont vous venez de modifier le nom. Pour ce faire, consultez la procédure.

Retrait des informations personnelles et confidentielles

Si votre dépôt a été refusé parce que le fichier comportait des signatures ou des informations personnelles, veuillez retirer ces éléments aux pages indiquées dans le courriel de refus. Portez attention au fait que les numéros de pages donnés réfèrent au fichier PDF, dont la pagination peut différer de celle de votre fichier original (dans Acrobat, les numéros de pages sont visibles dans le menu du haut).

Vous devrez ensuite remplacer le fichier soumis dans Papyrus par celui sur lequel vous venez de faire des modifications. Pour ce faire, consultez la procédure.

Comment remplacer votre document dans Papyrus?

Reprendre une soumission

Commencez par apporter les modifications nécessaires à votre document (les correctifs à faire sont indiqués dans le courriel de refus). Rendez-vous ensuite sur la page « Mon compte > Soumissions » de Papyrus. Vous verrez vos soumissions interrompues.

Soumissions interrompues/retournées
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Cliquez sur le titre du document en question, puis sur le bouton « Reprendre ». Pour modifier les mots-clés ou les résumés, vous rendre, en cliquant sur «Suivant > » à la seconde étape « Décrire »:

Attention!Il est important de reprendre votre soumission pour y apporter les correctifs nécessaires et non pas initier une nouvelle soumission si vous avez reçu un refus suite à un premier dépôt.

Remplacer un fichier

Si vous devez seulement remplacer votre fichier par un autre, vous pouvez aller directement à la page de téléversement en sélectionnant ce bouton dans la barre de progression au haut de l’écran (ou encore en cliquant sur «Suivant > » jusqu'à l'étape "Téléverser").

Une fois sur la page de téléversement, vous verrez le fichier initialement déposé lors de votre soumission. Supprimer d'abord le fichier fautif, en cochant la case juxtaposée au nom de fichier puis en cliquant sur Supprimer les fichiers sélectionnés.

Supprimer un fichier
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Téléversez maintenant la version corrigée de votre fichier. Assurez-vous de téléverser la bonne version; il est également important que le nom du fichier respecte la nomenclature exigée.

Lors de cette étape, il est conseillé d’inscrire une brève description du fichier: si vous déposez un mémoire, inscrivez « Mémoire » dans la zone de description; s’il s’agit d’une thèse, inscrivez « Thèse ». Cliquez ensuite sur « Suivant > » pour procéder au téléversement.

Téléverser le nouveau fichier
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Poursuivez les étapes («Suivant > »). Vous verrez alors l'ensemble des données de votre soumission. Revérifiez si tout est conforme; puis, Finaliser votre soumission.

Votre nouvelle soumission est maintenant complétée. Vous pouvez revenir à votre espace personnel, où vous constaterez que vous avez une soumission en cours de révision.

Important: vous ne recevrez pas de confirmation si votre nouveau dépôt est accepté. Nous ne communiquons avec les déposants que lorsqu’un problème survient à l’une des étapes de révision. Si vous n’avez pas de nouvelles dans les jours suivants, c’est que tout va bien et suit son cours. Nous vous rappelons que le délai entre le moment du dépôt et la diffusion publique dans Papyrus est d’environ 6 à 9 mois, le temps que les processus académiques soient complétés. Lorsque votre mémoire ou thèse sera publié(e), vous recevrez un courriel vous en avisant.