Votre dépôt a été refusé ?

Afin que votre document puisse être visualisé dans sa forme intégrale peu importe la plate-forme de consultation, les polices de caractères doivent être comprises dans le document, ainsi il n'y aura pas de substitution possible. En termes techniques on parle d'"encapsulation" des polices de caractères.

Pour encapsuler les polices de caractères dans votre fichier, consultez la procédure de création du fichier PDF (PC ou Mac ainsi que LaTeX ).

Vérification de l'encapsulation des polices

1. Ouvrez le fichier PDF avec le logiciel Acrobat Reader (ou encore Acrobat Professionnel).
2. Cliquez sur le menu  Fichier  >  Propriétés… 

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3. Sélectionnez ensuite l’onglet « Polices » dans la fenêtre des propriétés du document. Vous verrez apparaître la liste des polices de caractères de votre fichier.

   Les polices qui sont encapsulées sont celles qui comprennent le terme « (Jeux partiels incorporés) » associé au nom de la police. Pour que votre dépôt soit accepté lors de la validation dans Papyrus, toutes les polices doivent être incorporées et donc présenter cette mention.

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   Si certaines polices n’indiquent pas « (Jeux partiels incorporés) », ou indiquent seulement la mention « (Incorporé) », vous devez reprendre la création du PDF en suivant la procédure (PC ou Mac). Si vous n’y parvenez pas, vous pouvez consulter un technicien informatique en bibliothèque.

   À titre de comparaison, voici un fichier PDF dont certaines polices n’ont pas été incorporées. Le dépôt d’un tel fichier serait rejeté lors de la validation dans Papyrus:

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Vous devrez ensuite remplacer le fichier soumis dans Papyrus par celui sur lequel vous venez de faire des modifications. Pour ce faire, consultez la procédure.

Lors de la soumission, on vous demande d’insérer tous les mots-clés dans le formulaire de dépôt.

Pour ce faire, rendez-vous dans votre espace personnel sur Papyrus. Vous verrez vos soumissions interrompues. Cliquez sur « Reprendre », puis sur « Éditer ». Pour modifier les mots-clés ou les résumés, vous pouvez aller directement à cette étape en sélectionnant le second bouton « Description » dans la barre de progression au haut de l’écran :

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Vous verrez alors les mots-clés déjà enregistrés. Il est important que ceux-ci soient dans des boîtes séparées. Tous les mots-clés doivent être inscrits en français et en anglais (sauf pour les mots s’écrivant de la même manière dans les deux langues; entrez-les alors une seule fois). Si votre manuscrit est rédigé dans une autre langue que le français ou l'anglais, inscrivez les mots-clés dans cette langue également. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter des boîtes.

La zone des résumés se trouve également sur cette page. Votre dépôt doit comprendre un résumé en français de votre mémoire ou thèse, ainsi qu’un résumé en anglais. Si votre manuscrit est rédigé dans une autre langue que le français ou l'anglais, entrez le résumé dans cette langue également. Les résumés doivent être inscrits dans des boîtes séparées.

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Lorsque vous avez terminé d’entrer les informations, cliquez sur le bouton « Suivant » au bas de l’écran pour enregistrer les informations.

Si vous n’avez rien d’autre à modifier, vous pouvez aller à l’étape de la vérification finale en cliquant encore sur « Suivant ». Vous verrez alors le résumé de votre soumission. Revérifiez si tout est conforme; puis, en cliquant sur « Suivant », votre nouvelle soumission est automatiquement envoyée à Papyrus.

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Vous pouvez ensuite revenir à votre espace personnel, où vous verrez que vous avez une soumission en cours de publication.

Important: vous ne recevrez pas de confirmation si votre nouveau dépôt est accepté. Nous ne communiquons avec les déposants que lorsqu’un problème survient à l’une des étapes de validation. Si vous n’avez pas de nouvelles dans les jours suivants, c’est que tout va bien et suit son cours. Nous vous rappelons que le délai entre le moment du dépôt et la publication dans Papyrus est d’environ trois ou quatre mois, le temps que les processus académiques soient complétés. Lorsque votre mémoire ou thèse sera publié(e), vous recevrez un courriel vous en avisant.

La nomenclature prescrite permet d’identifier clairement votre thèse ou mémoire, en plus d’assurer une certaine uniformité pour les noms de fichiers des thèses et mémoires électroniques de l’UdeM. Si votre dépôt a été refusé pour cette raison, commencez par modifier le nom du fichier PDF sur votre poste de travail en suivant la nomenclature prescrite; assurez-vous qu'il s'agit bien de la version finale de votre mémoire ou thèse.

Vous devrez ensuite remplacer le fichier soumis dans Papyrus par celui dont vous venez de modifier le nom. Pour ce faire, consultez la procédure.

Si votre dépôt a été refusé parce que le fichier comportait des signatures ou des informations personnelles (incluant des adresses courriel personnelles et institutionnelles), veuillez retirer ces éléments aux pages indiquées dans le courriel de refus. Portez attention au fait que les numéros de pages donnés réfèrent au fichier PDF, dont la pagination peut différer de celle de votre fichier original (les numéros de pages sont visibles dans le menu du haut).

Vous devrez ensuite remplacer le fichier soumis dans Papyrus par celui sur lequel vous venez de faire des modifications. Pour ce faire, consultez la procédure.

Commencez par apporter les modifications nécessaires à votre document (les correctifs à faire sont indiqués dans le courriel de refus). Rendez-vous ensuite dans votre espace personnel sur Papyrus. Vous verrez vos soumissions interrompues, cliquez sur le bouton « Reprendre » associé à votre soumission.

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Ensuite, afin de pouvoir modifier votre soumission, vous devez cliquer sur le bouton « Éditer ».

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Si vous devez seulement remplacer votre fichier par un autre, vous pouvez aller directement à la page de téléchargement en sélectionnant ce bouton dans la barre de progression au haut de l’écran:

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Une fois sur la page de téléchargement, vous verrez le fichier initialement déposé lors de votre soumission. Important: pour pouvoir remplacer un fichier par un autre dans Papyrus, vous devez d’abord télécharger le nouveau fichier; ce n’est qu’ensuite que vous pourrez supprimer l’ancien. Il faut donc cliquer sur « Ajouter un fichier ».

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Téléchargez maintenant la version corrigée de votre mémoire ou thèse (bouton « Parcourir »). Assurez-vous de télécharger la bonne version; il est également important que le nom du fichier respecte la nomenclature exigée.

Lors de cette étape, il est conseillé d’inscrire une brève description du fichier, afin d’être en mesure de distinguer les deux fichiers qui s’afficheront à la prochaine étape, lorsque vous supprimerez l’ancienne version. Si vous déposez un mémoire, inscrivez « Mémoire » dans la zone de description; s’il s’agit d’une thèse, inscrivez « Thèse ». Cliquez ensuite sur « Suivant » pour procéder au téléchargement.

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Vous pouvez maintenant supprimer l’ancienne version du fichier. Assurez-vous qu’il s’agit bien de l’ancienne version, et non de la nouvelle. Le fait d’avoir inscrit « Mémoire » ou « Thèse » en zone de description de la nouvelle version permet de les distinguer; vous pouvez aussi ouvrir les fichiers en cliquant sur leur nom, et vérifier de quelle version il s’agit.

Cliquez sur le bouton « Supprimer » associé à la version erronée, et ensuite sur « Suivant » pour passer à la prochaine étape.

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Vous verrez alors le résumé de votre soumission. Revérifiez si tout est conforme; puis, en cliquant sur « Suivant », votre nouvelle soumission est automatiquement envoyée à pour vérification.

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Votre nouvelle soumission est maintenant complétée. Vous pouvez revenir à votre espace personnel, où vous verrez que vous avez une soumission en cours de publication.

Important: vous ne recevrez pas de confirmation si votre nouveau dépôt est accepté. Nous ne communiquons avec les déposants que lorsqu’un problème survient à l’une des étapes de validation. Si vous n’avez pas de nouvelles dans les jours suivants, c’est que tout va bien et suit son cours. Nous vous rappelons que le délai entre le moment du dépôt et la publication dans Papyrus est d’environ trois à quatre mois, le temps que les processus académiques soient complétés. Lorsque votre mémoire ou thèse sera publié(e), vous recevrez un courriel vous en avisant.