Votre dépôt a été refusé ?

Remplacer le fichierLe dépôt d’une thèse ou d’un mémoire dans Papyrus est soumis à un processus de validation technique et académique. Il peut arriver que votre dépôt soit incomplet et qu'on vous demande d'apporter des correctifs à votre soumission. Assurez-vous, le cas échéant, d'avoir cerné le problème avec votre fichier et de le remplacer par la version corrigée dans Papyrus.

Problèmes les plus fréquents

Polices de caractères pas encapsulées ?

Pour que votre document puisse être visualisé dans sa forme intégrale par n'importe qui sur n'importe quel ordinateur, les polices de caractères doivent être comprises dans le document. Sinon, les visionneuses PDF substitueront les polices inconnues pour d'autres plus standards et ça peut créer des résultats douteux. C'est ce qui s'appelle « encapsuler » les polices. Ce n'est pas automatique dans la création du PDF, il faut le faire soi-même et c'est souvent une raison de refus.

Pour encapsuler les polices de caractères dans votre fichier, consultez la procédure de création du fichier PDF (PC ou Mac ainsi que LaTeX).

Vérification de l'encapsulation des polices

  1. Ouvrez le fichier PDF avec le logiciel Acrobat Reader (ou Acrobat Pro).
Vérifier les polices de caractères
  1. Cliquez sur le menu Fichier > Propriétés et sélectionnez l’onglet « Polices » dans la fenêtre des propriétés du document. Vous verrez apparaître la liste des polices de caractères de votre fichier.
    Les polices qui sont encapsulées sont celles qui comprennent le terme « (Jeux partiels incorporés) » associé au nom de la police. Pour que votre dépôt soit validé dans Papyrus, toutes les polices doivent être incorporées et donc présenter cette mention.
Polices encapsulées

Encore un problème ?

Si certaines polices n’indiquent pas « (Jeux partiels incorporés) », ou indiquent seulement la mention « (Incorporé) » :

  1. Vous devez reprendre la création du PDF en suivant la procédure d'encapsulation des polices de caractères (PC ou Mac) ;
  2. Utilisez cette méthode pour détecter les polices problématiques ;
  3. À tout moment, vous pouvez consulter un technicien en soutien informatique des bibliothèques si vous avez besoin d'aide.

Voici un exemple de fichier PDF refusé dont certaines polices n'auraient pas été incorporées :

Exemple: Polices non encapsulées

Mots-clés ou résumés absents ?

Pour une soumission réussie, on vous demande d'insérer tous les mots-clés et les résumés dans le formulaire de dépôt. Pour ce faire :
  1. Rendez-vous sur la page « Mon compte > Soumissions » sur Papyrus. Vous verrez vos soumissions interrompues ou retournées ;

  2. Cliquez sur le titre du document en question, puis sur le bouton « Reprendre » au bas de la page ;
Soumissions interrompues/retournées
  1. Pour modifier les mots-clés ou les résumés, cliquez sur le second bouton « Décrire » dans la barre de progression :
Étape Décrire dans la barre de progression
  1. Vous verrez alors les mots-clés déjà enregistrés. Il est important que les mots-clés soient :
    • dans des boîtes de texte distinctes ;
    • inscrits en français et en anglais (dans les 2 langues, sauf s'ils s'écrivent de la même façon) ;
    • aussi inscrits dans la langue de rédaction de la thèse ou du mémoire, si autre que le français et l'anglais ;
    • en minuscule, sauf pour les noms propres et la première lettre des termes, qui sont en majuscules.

  2. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter des boîtes de texte supplémentaires ;
  1. La zone des résumés se trouve également sur cette page. Il est important que vos résumés soient :
    • écrits en français et en anglais ;
    • écrits dans la langue de votre thèse ou mémoire, si autre que le français et l'anglais ;
    • inscrits dans les boîtes de texte distinctes ;
    • dépourvus de préfixes « RÉSUMÉS » ou « ABSTRACT » (dans les boîtes de saisie).
Entrer les mots-clés dans des boîtes séparées
  1. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Sauvegarder et quitter ». Si vous n’avez rien à modifier, rendez-vous à l'étape de révision finale en cliquant de nouveau sur « Suivant ». Vous pourrez visualiser l'ensemble des données entrées pour votre soumission. Revérifiez si tout est conforme; puis, finaliser votre soumission en cliquant sur « Finaliser la soumission ».
Révision de la soumission

En revenant à votre espace personnel, vous constaterez que vous avez maintenant une soumission en cours de révision.

Fichier PDF mal nommé ?

Modifiez le nom du fichier sur votre poste de travail en suivant la nomenclature prescrite. Assurez-vous qu'il s'agit bien de la version finale de votre mémoire ou thèse. Ensuite, remplacez le fichier soumis dans Papyrus par celui que vous venez de renommer.

Informations personnelles ou confidentielles encore présentes ?

Si votre dépôt a été refusé parce que le fichier comportait des signatures ou des informations personnelles, veuillez retirer ces éléments aux pages indiquées dans le courriel de refus, c'est-à-dire aux pages référant à votre fichier PDF (pas à votre fichier original dans votre traitement de texte). Ensuite, remplacez le fichier soumis dans Papyrus par celui que vous venez de renommer.

Comment remplacer votre fichier dans Papyrus

  1. Reprendre une soumission

Après avoir porté les modifications nécessaires à votre fichier, rendez-vous sur la page « Mon compte > Soumissions » de Papyrus. Vous y verrez vos soumissions interrompues. Cliquez sur le titre du document en question, puis sur le bouton « Reprendre ».

Soumissions interrompues/retournées
Attention!Si vous avez reçu un refus suite à un premier dépôt, ne pas initier une nouvelle soumission mais plutôt REPRENDRE votre soumission en cours en y apportant les correctifs nécessaires.
  1. Remplacer un fichier

Pour remplacer votre fichier vous pouvez :

  • Aller directement à la page de téléversement en sélectionnant ce bouton dans la barre de progression au haut de l'écran ;
  • Cliquer sur « Suivant > » jusqu'à l'étape « Télécharger ».

Une fois sur la page de téléversement vous reconnaîtrez votre fichier, déposé lors de votre soumission :

  1. Supprimez le fichier fautif :
    1. Cochez la case à côté du nom de fichier ;
    2. Cliquez sur « Supprimer les fichiers sélectionnés » ;
Supprimer un fichier
  1. Téléversez la version corrigée de votre fichier :
    1. Assurez-vous de télécharger la bonne version ;
    2. Assurez-vous que le nom du fichier respecte la bonne nomenclature ;
    3. Il est conseillé d'inscrire une brève description du fichier (« Mémoire » ou « Thèse ») ;
    4. Cliquez sur « Suivant > » pour procéder au téléversement.
Téléverser le nouveau fichier
  1. Poursuivez les étapes (« Suivant > »). À la page qui affiche les informations de votre document, vérifiez si toutes les données sont justes et conformes ;
  2. Finalisez votre soumission. Voilà ! C'est fait !
Suivi du processus de vvalidation
Attention! Vous ne recevrez pas de confirmation si votre nouveau dépôt est accepté. Nous ne communiquons avec les déposants que lorsqu'un problème survient à l'une des étapes de validation. Si vous n'avez pas de nouvelles dans les 2 ou 3 jours ouvrables, c'est que tout va bien et que le processus suit son cours. Le délai entre le dépôt dans Papyrus et la diffusion dans Papyrus est de 6 à 9 mois, le temps que les processus académiques soient complétés. Lorsque votre thèse ou mémoire sera diffusée, vous recevrez un courriel vous en avisant. Vous pouvez suivre la progression du processus de validation en consultant la section « Soumission en cours de révision » dans la section « Mon compte > Soumissions » dans Papyrus.